Enviar Relatório Anual/Final das Ações de Extensão

A Resolução CEPE/UFES no. 28/2022 em seu Artigo 34 estabelece que os coordenadores de quaisquer ações de extensão deverão apresentar à Proex/Ufes relatórios anuais.
§ 1o Os relatórios deverão ser encaminhados no período máximo de 60 (sessenta) dias corridos após a data de interstício de 12 (doze) meses.
§ 2o Para as ações executadas em interstício menor que 12 (doze) meses, o coordenador deverá apresentar relatório final no período máximo de 60 (sessenta) dias após o seu término.”

1. Os relatórios devem ser enviados à ProEx por meio de processo digital (protocolo da UFES) aberto na Secretaria do Departamento/Centro/Unidade.   

Orientações para autuação de processo digital:

•  Preencher o formulário de relatório, conforme modelo disponível no site da ProEx 
• Todos os campos devem ser preenchidos. Caso algum item não se aplique a atividade, indicar que “não se aplica", "não se enquadra" ou " não houve".

• Preencher o relatório diretamente na aba “Relatórios” do Sistema de Gestão da Extensão (SIGEX) disponível no link https://projetos.ufes.br (link is external).
• Todos os campos devem ser preenchidos. Caso algum item não se aplique a atividade, indicar que “não se aplica", "não se enquadra" ou " não houve".

3.Documentos que devem constar no processo 

a) Coordenador Docente:

• Relatório técnico;
• Ata da Câmara Departamental contendo a aprovação do relatório;
• Ata do Conselho Departamental contendo aprovação do relatório, caso a ação envolva recursos financeiros administrados por uma Fundação de apoio
• Documentação comprobatória. Deve-se anexar ao processo materiais que comprovem a execução da ação de extensão, como fotografias, livros, resumos, cartilhas, cartazes, panfletos, folders, manuais e outros.

b) Coordenador Técnico-Administrativo: 
• Relatório técnico;
• Ciência e Concordância expressa da chefia imediata do setor de lotação;
• Documentação comprobatória. Deve-se anexar ao processo materiais que comprovem a execução da ação de extensão, como fotografias, livros, resumos, cartilhas, cartazes, panfletos, folders, manuais e outros.

5. Encaminhar o processo à Pró-Reitoria de Extensão. 

Observações:

● Poderão ser solicitados outros documentos quando se tratar de ação de extensão em que haja envolvimento de recursos financeiros;

● Cursos e Eventos devem enviar relatório final após o encerramento da ação. Cursos/Oficinas e Eventos de Extensão não devem ser renovados. Assim, para futuras propostas, o coordenador deverá proceder a duplicação da ação no Sistema de Gestão da Extensão (SIGEX) e encaminhar nova solicitação de registro;

● Atentar-se ao pedido de renovação (Programas/Projetos/ Prestação de Serviço - renovação por até 02 (dois) anos) - descrever as novas atividades a serem realizadas, com as respectivas etapas, que justifiquem a renovação pelo período solicitado. Incluir essas atividades, no cadastro da ação no Sistema de Gestão da Extensão (SIGEX), aba “Atividades”;

● Ações não importadas do SIEX: Todos os Programas e Projetos que serão renovados devem ser importados do Siex para o Sistema de Gestão da Extensão (SIGEX), seguindo os seguintes passos: acessar projetos.ufes.br, realizar o login, clicar no botão “importar do SIEX”, digitar número de registro SIEX, inserir as informações solicitadas e clicar em “importar”. Após preencher todas as abas (copiar e colar do SIEX), clicar em "concluir importação".