Solicitação de Declaração

Como solicitar uma Declaração de Coordenação de Ação de Extensão?

A Pró-Reitoria de Extensão (PROEX/UFES) emite declarações que comprovam o exercício da função de coordenação ou subcoordenação de ações de extensão desenvolvidas na Universidade. O procedimento para solicitar a declaração varia de acordo com o período em que a ação foi cadastrada.

1) Ações registradas no Portal de Projetos (SIGEX)

Se sua ação de extensão está cadastrada no Portal de Projetos (SIGEX), siga os passos abaixo:

1. Acesse a plataforma Marvin.
2. Importe sua ação de extensão, caso ela ainda não esteja disponível na plataforma.
3. Localize a ação desejada e clique em "Solicitar Declaração de (Sub)Coordenador".
4. A solicitação será analisada pela equipe da PROEX.
5. Após conferência das informações, a declaração será assinada digitalmente pelo Pró-Reitor de Extensão.
6. O documento será enviado para seu e-mail institucional.

Prazo de emissão: até 15 dias.

2) Projetos anteriores a 2018 (sem cadastro no SIGEX)

Caso a ação tenha sido realizada antes de 2018 e não possua registro no Portal de Projetos (SIGEX), a solicitação deverá ser feita por formulário

1. Acesse o Formulário de Solicitação de Declaração de Extensão.
2. Preencha todos os campos solicitados com atenção.
3. Anexe documentos que comprovem a existência da ação e o exercício da coordenação ou subcoordenação, como, por exemplo: relatórios parciais ou finais; portarias; certidões emitidas pelo departamento; documentos institucionais da época; outros documentos comprobatórios.
4. Após o envio, a equipe da PROEX realizará a busca de documentos no arquivo institucional, quando necessário;
5. As informações serão conferidas e a declaração será emitida e assinada digitalmente;
6. O documento será encaminhado para o e-mail informado na solicitação.

Prazo de emissão: até 30 dias.

Informações importantes

• As declarações são emitidas exclusivamente em formato digital.
• O documento será enviado para o e-mail do solicitante.
• Solicitações com informações incompletas ou inconsistentes poderão ter o prazo suspenso até que as pendências sejam regularizadas.
• A apresentação de documentos comprobatórios é obrigatória para ações sem registro no SIGEX. Solicitações encaminhadas sem nenhum documento comprobatório não serão analisadas e a declaração não poderá ser emitida.

Dúvidas

Em caso de dúvidas sobre o procedimento ou sobre a documentação necessária, entre em contato com a equipe de suporte da Pró-Reitoria de Extensão, pelo email suporte.proex [at] ufes.br